Vous allez participer à un événement ou vous allez organiser un événement : salons, conférences, colloques, portes ouvertes, etc … ? Le web vient s’inscrire en complémentarité de votre communication media / hors-media pour relayer votre événement auprès de vos différents publics.
Quelques conseils pour assurer le succès de vos actions de communication sur le web :
Identifier les cibles de votre événement
Lorsque vous prenez part à un événement, il convient de distinguer les différentes cibles auxquelles vous souhaitez vous adresser : vos clients, vos prospects, vos collaborateurs, vos partenaires, etc …
Si vous organisez un événement : les exposants, les visiteurs potentiels, les partenaires, la presse, les institutionnels, etc …
Ensuite, il vous faut identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre pour chacune de ces cibles, Le discours doit bien entendu être adapté à chacune d’elles. Pour la presse, il s’agit par exemple de l’inciter à relayer l’événement dans les différents supports ; pour vos clients et prospects, il s’agit de les inciter à se déplacer sur l’événement pour s’entretenir avec vos collaborateur.
Recenser les outils à votre disposition sur le web
L’e-mailing : c’est l’un des rares outils qui permette de communiquer directement avec vos cibles. Très utile pour envoyer vos invitations, relayer l’actualité de l’événement ou encore pour remercier les différents intervenants.
Les relations presse : souvent négligées, les relations presse sont pourtant relativement efficaces car l’émetteur est (sensé) être neutre et désintéressé.
Le display : l’affichage de bannières publicitaires ciblées permet d’assurer une visibilité à votre événement sur le web. Veillez à sélectionner des réseaux de diffusion cohérents par rapport aux cibles que vous souhaitez viser.
Les réseaux sociaux : les plateformes communautaires sont des outils de communication particulièrement adaptés au relais d’événements. Ils vous permettent de faire vivre l’événement depuis la phase de préparation jusqu’au bilan de l’opération. Certaines fonctionnalités comme le live tweet permettent d’assurer une couverture communautaire pendant l’événement.
Les mini-sites web dédiés : pour communiquer sur votre événement, rien de tel que de créer un site web dédié à l’événement sur lequel les internautes pourront retrouver vos actualités, la liste des exposants, le plan de l’événement ou encore le dossier de presse.
Les jeu-concours : ils apportent un dimension ludique et surtout ils vous permettent de récolter des adresses e-mails vers lesquelles vous pourrez communiquer par la suite (sous réserve que les participants vous aient préalablement donné leur accord par Opt-in).
Découper votre plan de communication en 3 temps
La communication autour d’un événement doit s’articuler autour de 3 temps forts : avant / pendant / après.
Avant : votre événement doit prendre vie bien avant qu’il ait lieu. N’hésitez pas à commencer à communiquer plusieurs semaines, voire plusieurs mois à l’avance. L’objectif est de créer une effervescence autour de l’événement.
Pendant : communiquer en temps réel pour élargir le public et faire vivre l’événement à ceux qui ne peuvent pas y participer. A cet effet, le widget Live tweet, Instagram et Facebook seront vos meilleurs alliés. Pensez également à Viadeo et LinkedIn dans le cadre de communication BtoB.
Après : continuer de communiquer après l’événement permet de prolonger l’expérience. Il est également important de remercier tout ceux qui, d’une manière ou d’une autre, y ont participé.
Enfin, n’oubliez pas d’analyser les statistiques et les résultats de chacune de vos actions afin d’identifier les leviers les plus performants. Vous pourrez en tirer des enseignements pour vos opérations ultérieures.