Depuis 5 ans maintenant, l’intranet retrouve ses lettres de noblesse (source Google Trends). Il s’impose en effet auprès des DSI et Directions marketing / communication comme un outil indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Pourquoi l’intranet revient-il sur les devants de la scène ? Comment a-t-il réussi à s’adapter aux besoins des utilisateurs et des décisionnaires ?
Les intranets et leurs enjeux
Bien plus qu’un simple outil informatique, l’intranet doit être le reflet de la politique de knowledge management de l’entreprise. Traitement et diffusion de l’information, mode de partage des connaissances, gouvernance informatique, mise en place des workflows de publication, définition et répartition des objectifs, etc … Autant de points qui concourent à la valeur d’un intranet dans une entreprise.
La gestion de l’information
Le volume des informations présentes dans l’entreprise est de plus en plus important : ERP, CRM, site web, logiciels métiers, applications mobiles, solutions de veille, etc … sont autant de sources de données qui peuvent s’avérer cruciales pour l’activité de l’entreprise. Ces données ont parfois besoin d’être disponibles pour plusieurs départements de l’entreprise. L’intranet doit d’abord permettre de centraliser les données utiles au sein d’une même plateforme. Il doit ensuite favoriser le décloisonnement des services en transversalisant la circulation de l’information. Les intranets actuels ne répondent plus à des règles hiérarchiques de diffusion de l’information, ils s’articulent davantage autour de réseaux éditoriaux impliqués dans le partage de l’information.
La collaboration
Les intranets intègrent différents outils collaboratifs qui permettent d’optimiser la productivité des collaborateurs de l’entreprise, parmi les principaux :
- wikis,
- blogs,
- forums,
- agendas partagés,
- messagerie interne,
- espaces projets,
- cartographie des connaissances,
- outils décisionnels / BI,
- applications métiers,
- etc …
Tous ces outils doivent participer à la transmission des connaissances et à l’échanges d’expériences. Ils accélèrent et facilite également l’accès à l’information.
L’accès aux données
Ces dernières années, les modes de travail ont considérablement évolué. Les collaborateurs sont devenus de plus en plus mobiles et les entreprises s’ouvrent volontiers au télé-travail. Très vite, s’est donc imposée la nécessité de rendre les intranets accessibles à distance.Les connexions TSE sont déjà très répandues mais ce qui est plus nouveau, c’est l’accessibilité de toute ou partie des intranets pour les tablettes et les smartphones. Les intranets sont aujourd’hui conçus en responsive design ou proposent l’installation d’applications mobiles iOS et Androïd. Concrètement, les interfaces de navigation sont totalement adaptées à une utilisation en mobilité.
Les tendances
Les intranets ont su s’adapter aux évolutions des comportements et ont réussi, petit à petit, à corriger leurs principaux défauts.
Les Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE)
Aujourd’hui, même s’ils ne sont pas adaptés à tous les projets, impossible d’évoquer le mot intranet sans penser aux Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE). Inspirés des plateformes sociales BtoC, les RSE ajoutent une dimension sociale aux intranets en faisant remonter au sein d’une timeline les dernières activités des utilisateurs : chargement de document, publication d’un contenu, adhésion à un espace projet, etc … La principale force des RSE réside dans leur capacité à fédérer les collaborateurs autour de l’entreprise.
Les applications métiers
Bien loin des simples bases documentaires ou espaces réservés, les intranets permettent aujourd’hui l’intégration d’applications métiers indispensables à l’activité quotidienne des collaborateurs : CRM, ERP, logiciels de gestion d’interventions, helpdesk, solution de gestion de projet, etc … La présence d’application métiers au sein de l’intranet permet de s’assurer un trafic régulier sur la plateforme.
La collaboration en mode projet
Nous l’avons vu toute à l’heure, les intranets s’appuient aujourd’hui sur des réseaux collaboratifs. En parallèle, ils peuvent également s’articuler autour d’espaces projets. Ces espaces peuvent intégrer des utilisateurs sans distinction de fonction au sein de l’entreprise. L’objectif de ce type de fonctionnalité est de favoriser l’intelligence collective et d’accélérer la réalisation des projets.
Par ailleurs, les intranets permettent aujourd’hui d’ouvrir des espaces de la plateforme à des partenaires externes qui doivent échanger avec des collaborateurs dans le cadre de certains projets.
Des interfaces user-friendly
Les intranets ont longtemps souffert d’interfaces trop système et pas assez abouties au niveau ergonomique pour permettre aux utilisateurs de se les approprier. C’est justement là l’un des défauts qui ont été corrigés ces dernières années. Les éditeurs et les agences ont compris l’importance du design et de l’ergonomie dans le succès des projets d’intranet. Les interfaces se sont par ailleurs significativement allégées, en particulier pour coller aux contraintes des supports mobiles.
La diversification des solutions
Le marché est aujourd’hui encore largement dominé par la solution Microsoft Sharepoint. Cependant, il existe des solutions intranet adaptées à tous les types de structure et ce, quelle que soit leur taille. On retrouve en effet sur le marché des solutions aussi diverses et variées que WordPress, Joomla, ExoPlatforme, Drupal, Liferay / Alfresco, Jalios, IBM, etc …
Toutes ces tendances semblent aller dans le bon sens lorsque l’on connaît la difficulté à faire adhérer les utilisateurs à ce type de projet.
N’hésitez pas à nous consulter pour analyser ensemble votre projet et définir quelle solution est la plus appropriée à votre projet :-) !
Les intranets en infographie
L’Observatoire de l’Intranet publie chaque année une étude qui dévoile les principales tendances et leurs évolutions au fil des années. Vous trouverez ci-dessous une infographie représentative des chiffres et tendances de l’étude de 2013 :
Pour aller plus loin :
Réseau Social d’Entreprise : l’Intranet nouvelle génération